Como garantir o compliance nas compras da minha empresa?

Em 2013, a Lei Nº 12.846 endureceu as regras para combater práticas ilícitas e de corrupção nas empresas. Além da legislação, diversas outras providências para proteger a administração pública e os negócios nacionais – e até mesmo estrangeiros – foram postas em vigor nos últimos anos. Por isso, garantir medidas eficientes de compliance na sua empresa é uma ação essencial para reduzir riscos jurídicos.

Um dado importante e desanimador sobre os crimes econômicos mais comuns revela que 44% das empresas brasileiras já sofreram fraudes em aquisições. Além de se proteger contra problemas diretos com a lei, é essencial buscar meios de livrar a empresa de atos irregulares que podem gerar prejuízos para o negócio.

O que é compliance?

A conformidade legal, ou compliance, termo derivado do verbo em inglês “to comply” (cumprir), engloba disciplinas que procuram adequar as empresas a regras éticas e legais que assegurem alguns valores, como sustentabilidade e transparência nas relações organizacionais. Também busca garantir os interesses sociais nessas interações corporativas.

Dessa forma, uma empresa que observa e aplica preceitos de compliance passa a se preocupar ainda mais em garantir a lisura em todos os seus procedimentos internos e negociações com parceiros de negócio. Para isso, pode desenvolver instrumentos para detectar fraudes, omissões e desvios dentro de sua estrutura, para que esses problemas sejam resolvidos de maneira eficiente.

Análise e detecção de fraudes no setor de compras

A implementação de métodos de compliance requer mecanismos que contribuam para a verificação e correção de irregularidades que levam a atos ilícitos. Mas, em geral, é preciso fomentar toda uma cultura de compliance que compreenda:

  • o desenvolvimento de uma política anticorrupção da empresa
  • a criação de um código de ética e de conduta
  • o comprometimento da direção e de seus stakeholders para os propósitos de compliance
  • o estabelecimento de um canal de denúncias que proteja colaboradores e respeite o anonimato
  • o incentivo e o suporte à investigação de denúncias
  • a realização de auditorias internas e por terceiros para que se verifique a regularidade e reputação da empresa e de departamentos isolados, como o de aquisições
  • a promoção de treinamentos para os colaboradores aprenderem princípios de compliance em compras
  • a implementação de um programa de melhoria contínua dos processos

Não podemos estar 100% certos quanto à veracidade das informações dadas por um cliente, fornecedor ou outro parceiro de negócios. É preciso verificá-la a partir de fontes confiáveis. As informações podem estar dispersas em diversas fontes. Podem faltar dados, eles podem estar duplicados, ou até mesmo terem sido manipulados. A falta de transparência pode esconder riscos relacionados à vinculação corporativa de uma empresa e à identidade dos seus acionistas e beneficiários finais.

A América Latina é uma das regiões com os maiores índices de corrupção e lavagem de dinheiro. Os riscos de incumprimento de Compliance são muito altos e isso se estende para a gestão de fornecedores. Melhorar a relação com eles – e a gestão da supply chain – ajuda a prevenir os riscos de ver a empresa envolvida em polêmicas e casos de corrupção praticados por esses parceiros.

Um processo robusto de compliance, quando feito de perto e com boa periodicidade, pode assegurar que as cláusulas dos acordos estão, de fato, sendo cumpridas por ambas as partes. Também mitiga o risco de fraudes e até revela pontos que devem ser acrescidos ou removidos em eventuais renovações de contratos.

Como garantir compliance no setor de compras?

Existem algumas práticas específicas para garantir um compliance eficiente no setor de compras. Confira as principais:

Analise os fornecedores antes de fechar a parceria

Na busca por parceiros, deve-se ir além da cotação de preços e da negociação de condições de pagamento, de entrega e de qualidade de produto. É preciso estabelecer cláusulas de compliance, isto é, medidas que ambas as partes devem seguir para evitar situações de riscos legais.

Contudo, para aumentar a probabilidade de escolher adequadamente um fornecedor, lembre-se de pesquisar sua reputação no mercado e de analisar seus processos em busca de ineficiências que podem levar a atos ilícitos. Seu futuro parceiro precisa ter uma organização sólida, com mecanismos que evitem fraudes e corrupção, de modo a proteger, indiretamente, seu negócio de riscos legais.

Realize auditorias com frequência

É necessário realizar auditorias constantemente no setor de compras a fim de detectar os pontos fracos da área. Há uma lista de itens que requerem atenção:

  • favorecimentos inadequados a determinados fornecedores, especialmente se sua empresa é uma intermediadora que atua com o poder público
  • pouco controle de documentos fiscais, abrindo brechas para ilicitudes contábeis e tributárias
  • falta de controle dos produtos adquiridos para checagem se estão de acordo com o que foi estabelecido nos contratos

Para proteger ainda mais o seu negócio, lembre-se de realizar uma auditoria de fornecedor, no intuito de se certificar de que esse parceiro segue os mesmos princípios de compliance da sua empresa.

Padronize os processos

A padronização de processos na área de compras é uma forma de reduzir brechas para atos ilícitos, cerceando a atuação de pessoas mal-intencionadas que querem se beneficiar, em detrimento da empresa.

Além disso, é preciso implementar ações que visem a melhoria contínua de processos, de modo a ajustar rotinas conforme as leis e normas legais mais atualizadas e de acordo com as ineficiências identificadas ao longo do tempo.

Garanta fornecedores de confiança

relacionamento com os fornecedores precisa ser analisado constantemente. Não basta aplicar um processo exigente durante a escolha desses parceiros, para depois “afrouxar” e não manter mecanismos de acompanhamento.

Esses instrumentos devem ser implementados para que, ao longo do tempo, seja possível analisar o desempenho dos fornecedores, de modo que seja possível qualificá-los. É importante dar prioridade aos mais confiáveis.

Estabeleça um nível de qualidade mínimo

Você também pode estabelecer um mínimo de qualidade para cada produto ou processo (interno e externo) da área de compras. Por exemplo, vale pedir que um produto tenha um padrão de excelência, exigindo matérias-primas de qualidade para fabricá-lo.

Dessa forma, um funcionário mal-intencionado não conseguirá solicitar uma mercadoria feita com insumos de qualidade inferior, para superfaturá-la como se tivesse sido produzida com as matérias-primas adequadas.

Por que o compliance tem sido cada vez mais utilizado no setor de compras?

Muitas empresas que precisavam lidar com problemas de fraude recorriam mais a profissionais da área jurídica para encontrar erros e casos de corrupção. No entanto, isso gerava um comportamento focado mais na punição e na remediação, sendo que o estrago gerado por desvios de conduta tinha grandes chances de já ter causado danos à imagem do negócio.

Todavia, com as novas práticas de compliance do mercado, o propósito passa a ser prevenir atitudes ilícitas e manter a empresa em conformidade com a legislação e a ética, priorizando o aperfeiçoamento de processos de controle e de prevenção à corrupção. Quando aliado a um bom trabalho jurídico, a empresa consegue atingir as metas propostas por esse método.

Isso pode ajudar a elevar a credibilidade do negócio e, de forma específica, do setor de compras. Dessa forma, a organização poderá ter, inclusive, maior aceitação no mercado e mais chance de fechar negócios apenas com fornecedores que seguem princípios éticos. O compliance em compras contribui, assim, para superar alguns dos principais desafios da gestão da área, como a construção da credibilidade e a prevenção às fraudes.

Então, esse artigo foi útil para você? Para receber mais dicas e informações que podem ajudar na gestão do seu negócio assine nossa newsletter!

Cial D&BComo garantir o compliance nas compras da minha empresa?