¿Cómo asegurar que cumples con las normas de Compliance en tus procesos de compras?

En la última década, América Latina ha implementado grandes esfuerzos para combatir prácticas ilícitas y corrupción. Brasil publicó su ley anticorrupción en 2013 (Ley 12.846); Perú, en 2016 (Ley 30424); y la más reciente es la de Argentina, de 2017 (Ley 27.401). Estas naciones han propuesto también otras medidas para proteger la administración pública y los negocios locales e internacionales. Vemos que, en Latinoamérica, asegurar procesos efectivos de Compliance es esencial para reducir riesgos legales.  Pero en la práctica todavía no conseguimos llegar al objetivo de seguridad y transparencia ideal. Desafortunadamente, gran parte de las compañías en países latinoamericanos sigue expuesta a malas prácticas. En Brasil, por ejemplo, 44% de las compañías han experimentado algún tipo de fraude en el sector de compras. Cumplir con procesos de Compliance no sólo protege a una empresa de tener problemas con la ley, sino también puede librarla de acciones irregulares que dañen sus finanzas.

¿Qué es Compliance?

Compliance viene del verbo en inglés “to comply”, que quiere decir “cumplir”. Se trata de adaptar a las compañías para que cumplan con las normas éticas y legales, que aseguren el respeto a ciertos valores en sus operaciones y relaciones comerciales (como sostenibilidad o transparencia) para asegurar los mejores intereses de cada entidad en sus relaciones corporativas.  Así pues, una compañía que considera y aplica métodos de Compliance se vuelve mucho más transparente con respecto a sus procesos internos y negocios con terceros. Al hacer esto, puede conseguir herramientas para identificar omisiones, irregularidades o desviaciones en su misma estructura para resolver esos problemas de manera eficiente.

Análisis y detección de fraudes en el área de compras de una empresa

La implementación de métodos de Compliance requiere mecanismos que contribuyan con la verificación y corrección de irregularidades que puedan desembocar en actos ilegales. En general, hay que fomentar toda una cultura de Compliance que incluya:

  • Desarrollar políticas de combate a la corrupción en las compañías
  • Crear códigos de ética y conducta
  • Lograr que los gerentes y accionistas se comprometan con los objetivos de Compliance
  • Establecer un canal de denuncia anónimo que proteja a los empleados
  • Promover y apoyar la investigación de denuncias y quejas
  • Realizar auditorías internas y externas para verificar que la compañía y sus departamentos, como el departamento de compras, cumplan con las normativas y mantengan una buena reputación
  • Implementar capacitaciones para que los empleados aprendan todo acerca de Compliance en el sector de compras
  • Establecer un programa que continúe con la mejora de procesos de Compliance.

No podemos estar completamente seguros de que la información que da un cliente, proveedor u otro socio comercial es veraz; hay que compararla con fuentes de información confiables, aunque esta información puede estar dispersa en lugares distintos, o estar incompleta, duplicada o incluso alterada. La falta de transparencia puede esconder riesgos relacionados con las finanzas de una compañía, la identidad de los accionistas y los beneficiaros finales.

Latinoamérica es una de las regiones con los mayores índices de corrupción y lavado de dinero. La gestión de proveedores es uno de los procesos en los que hay altas probabilidades de caer en incumplimiento de normas. Por eso, mejorar la relación con los proveedores y mejorar la cadena de suministro ayudará a prevenir que tu compañía se vea envuelta en polémicas, casos de corrupción u otros problemas en los que se metan algunos socios comerciales.  Cuando logras un proceso completo y constante de Compliance, puedes asegurar que los acuerdos que tengas con cualquier socio comercial se cumplan. También mitigas los riesgos de fraude al indicar los puntos que tienes que agregar, quitar o modificar en alguna renovación de contrato.

¿Cómo asegurar que cumples con procesos de Compliance en el sector de compras?

Existen algunas prácticas específicas para asegurar cumplimientos eficientes con procesos de Compliance en el sector de compras. Estas son las principales: Investigar a los proveedores antes de acordar cualquier tipo sociedad Investigar a tus socios es un reto por sí mismo. Hay que idear maneras de integrar cláusulas específicas de procesos de Compliance en los contratos y no sólo tratar con términos de precios o pagos. Las cláusulas de Compliance deben ser cumplidas por ambas partes para evitar caer en actividades ilícitas.

Realizar auditorías frecuentes

Las auditorías son una herramienta muy útil para identificar posibles debilidades o riesgos potenciales en el sector de compras. Aquí presentamos una lista de los elementos a los que podemos prestar atención:

  • Favores o regalos inapropiados a proveedores, en especial si tu compañía funciona como intermediaria en la prestación de bienes o servicios a entidades públicas
  • Asegurar procedimientos de control para evitar caer en irregularidades fiscales
  • Mejorar el control de los productos que se adquieren y verificar si cumplen con lo que se establece en el contrato
  • Realizar auditorías a los vendedores para proteger tu negocio. El objetivo es asegurarse de que tu socio comercial tenga los mismos principios de Compliance que tu compañía

Procesos de estandarización

 Si aseguras la estandarización de procesos de compras puedes evitar exponerte a actos ilícitos, pues limitas o eliminas las posibilidades de riesgo. Así, nadie que busque un beneficio propio y que pueda lastimar a tu compañía puede infiltrarse en tus procesos. Además, tras los resultados de las evaluaciones que realices para identificar los aspectos en los que tu proceso es menos óptimo o incorrecto, es necesario implementar acciones que impulsen constantemente el mejoramiento de procesos de Compliance y ajustar rutinas para que siempre estén acordes con las versiones más recientes de todas las leyes y normativas.

Asegurar que trabajas con proveedores de confianza

Implementar un proceso de revisión y verificación constante de proveedores es necesario para mantener relaciones transparentes y saludables. Este proceso debe ser ordenado y claro para que también funcione como apoyo para futuros monitoreos.  Si implementas estas revisiones, con el tiempo te será más sencillo analizar el desempeño de los proveedores y si estos cumplen con tus requerimientos particulares para seguir trabajando juntos. Una vez que tengas los resultados, asegúrate de dar prioridad a los proveedores que demuestren más confianza.

Establecer un nivel de calidad

También puedes establecer un nivel mínimo de calidad para cada producto o proceso (interno o externo) del área de compras. Por ejemplo, un producto tendrá una calidad excelente si exigimos que las materias primas y los procesos para elaborar ese producto también sean de ese nivel. Así, nadie podrá pedir materias de menor calidad para ganar más dinero como si lo hubieran fabricado con los materiales considerados inicialmente.

¿Por qué cada vez más empresas utilizan procesos de Compliance en el sector de compras?

Muchas empresas que se enfrentan con problemas o riesgos de fraude acuden con profesionales en el campo legal para encontrar errores y casos de corrupción. Sin embargo, esta solución se enfoca mucho más en castigar lo ya hecho que en remediar y corregir. Y el daño generado también afecta la imagen de la empresa. Sin embargo, con las nuevas prácticas de Compliance, el propósito es prevenir comportamientos ilícitos, asegurar que una compañía cumpla con las normas y éticas establecidas, priorizar el mejoramiento de procesos de prevención de corrupción. Cuando estas prácticas se combinan con un proceso legal adecuado, la compañía puede cumplir con los objetivos mencionados.

Esto puede ayudar a incrementar la credibilidad de un negocio y, en específico, del sector de compras. De esta manera, esa organización tiene mucha más aceptación en el mercado y es más probable que cierre tratos con proveedores que tengan una ética parecida. Compliance en el sector de compras contribuye a superar algunos de los retos principales de gestión en el área, como aumentar credibilidad y prevenir fraudes.

 

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