Auditoria de fornecedor: como fazê-la para obter bons resultados?

A importância da auditoria de fornecedores vai além da simples constatação de que as suas práticas são corretas e éticas. Esse processo serve também para checar se o parceiro comercial é transparente e se conta com processos eficazes para atender à demanda do seu negócio. Além disso, sua empresa pode utilizar as informações obtidas em estratégias de negociação para conseguir contratos melhores.

Os resultados da auditoria também influenciam na decisão de manter ou não determinados fornecedores, podendo encerrar ou reforçar o relacionamento entre as empresas. Contudo, para obter os benefícios desse processo, é essencial saber conduzir uma boa análise dos parceiros.

Neste artigo, destacamos algumas informações sobre a auditoria de fornecedor e elencamos práticas que ajudam a garantir a boa aplicação dela. Portanto, não deixe de ler!

O que é a auditoria de fornecedor?

A auditoria de fornecedor é um processo de checagem e validação das práticas sociais, trabalhistas e ambientais, entre outras, realizadas pelos parceiros comerciais da sua empresa. Ela assegura que termos combinados em negociações estejam em conformidade com o que é feito na prática.

Nessa atividade, são verificados diferentes processos dos parceiros, no intuito de confirmar se estão dentro dos padrões de qualidade, de atendimento a normas e de eficiência exigidos pela companhia cliente. Por conta disso, a auditoria se torna uma maneira de ter maior controle sobre riscos gerados por terceiros na cadeia de suprimentos (Supply Chain) do seu negócio.

Dessa forma, é possível evitar que problemas enfrentados pelos seus fornecedores afetem a qualidade do produto/serviço que você entrega ao seu consumidor final, comprometendo a imagem da sua marca. Também impede que negligências ou problemas sociais, fiscais ou ambientais de um parceiro repercutam na reputação da sua empresa.

Quais são os tipos de auditoria de fornecedor?

Existem muitas modalidades de auditoria de fornecedor; elas variam conforme o segmento de atuação, o tipo de insumo fornecido, o respeito do parceiro a diferentes legislações que norteiam a sua atividade empresarial, entre outros fatores. Veja algumas das principais:

  • auditoria ambiental: tem por finalidade validar se o parceiro obedece exigências ambientais legais, bem como requisitos estabelecidos pela empresa-cliente;
  • auditoria de qualidade do produto: assegura a conformidade dos produtos às características específicas definidas pelo cliente e por normas legais;
  • auditoria de segurança alimentar: garante o cumprimento das exigências de gerenciamento de segurança alimentar na cadeia de fornecimento. É importante, especialmente, para companhias dos setores de bebidas e de alimentação;
  • auditoria de rastreabilidade na Cadeia de Valor: a sua finalidade é o controle de subcontratação, evitando práticas abusivas e que podem manchar a imagem das empresas dos clientes. Também serve para atestar a origem de mercadorias ou subprodutos relacionados ao processo produtivo do fornecedor;
  • auditoria de saúde e segurança no trabalho: tem o propósito de assegurar as condições de trabalho dos trabalhadores da cadeia de fornecimento e reduzir riscos de acidentes.

Quais são os seus benefícios?

Uma das vantagens da auditoria é poder conhecer ainda melhor os processos daqueles fornecedores que conseguem provar que têm operações eficientes e que sabem lidar com eventuais desvios na curva da produção — ou poder se livrar de um fornecedor problemático antes que ele gere prejuízos. Além disso, a auditoria de fornecedor permite:

  • identificar os parceiros comerciais mais comprometidos com a sua empresa;
  • revelar as causas de contratempos frequentes na cadeia de fornecimento;
  • eliminar a possibilidade de contratar insumos indisponíveis, de atrasos na confecção e na entrega de produtos;
  • executar análises de riscos que revelam se a parceria é realmente vantajosa e se tem futuro;
  • checar se há cartéis formados por fornecedores, que afetam preços e condições de pagamento.

Como executá-la de forma adequada?

Para executar uma auditoria de fornecedor eficiente, antes de tudo é necessário contar com uma equipe multidisciplinar e comprometida. Isso significa que não só a área fiscal e o setor de compras devem atuar na avaliação, mas também o time de engenharia e outros profissionais da empresa.

A união de suas expertises concederá maior qualidade à auditoria, tornando os seus resultados mais confiáveis. Você também poderá aplicar algumas das seguintes práticas:

Separar a auditoria por tipos

É importante ter um bom planejamento para aplicar uma auditoria de fornecedor. Nele, você deve apontar quais são os parceiros que serão auditados e que processos serão analisados. Para tanto, experimente dividir a auditoria em alguns dos tipos que mencionamos há alguns parágrafos. Veja exemplos de como fazer isso em algumas das modalidades apontadas:

  • respeito ao meio ambiente: avalie se o fornecedor cumpre todas as normas ambientais. Em caso negativo, a sua empresa poderá ser afetada por processos e polêmicas ambientais, como vazamentos de materiais perigosos, desperdício de insumos, poluição e contaminações;
  • rastreabilidade na Cadeia de Valor: descubra se o fornecedor subcontrata outras empresas, se isso não foi acordado. Analise se não usa trabalho precário, em condições insalubres ou análogas à escravidão. Confirme a origem de insumos, para não adquirir itens impróprios ou de fontes indevidas;
  • segurança e saúde do trabalho: cheque se os colaboradores do ciclo de produção e de fornecimento têm equipamentos de proteção e se respeitam normas de segurança e de saúde do trabalho. Isso diminui riscos de acidentes e de processos que podem manchar a reputação da empresa-cliente.

Definir processos organizacionais para análises

Além dos tipos de auditorias de fornecedores, é preciso definir processos específicos e o momento ideal em que eles devem ser avaliados pelos auditores. Para ajudar, selecionamos exemplos de pontos que devem ser analisados:

  • confiabilidade do maquinário de produção: é necessário verificar os equipamentos do parceiro, para saber se eles estão trabalhando em plena capacidade ou se contam com poucas máquinas responsáveis por processos críticos;
  • gestão indireta de fornecedores: é importante observar se o seu fornecedor é demasiadamente dependente de subcontratados, pois se houver problemas com eles, os seus negócios poderão ser impactados;
  • projeto de produto: analisa-se esse aspecto quando a performance do produto depende da confiabilidade do insumo fornecido por seu parceiro;
  • desempenho da produção em face às normas vigentes: quando a produção do fornecedor for quase paralisada devido a uma falha legal ou regulamentar;
  • métodos e práticas de treinamento/desenvolvimento: o enfoque desse processo é a checagem das práticas de treinamento de fornecedores que tenham que capacitar continuamente novos funcionários. É preciso avaliar se isso é feito com qualidade, pois deles dependerá o atendimento à sua empresa;
  • sistemas de gerenciamento financeiro: se o parceiro comercial é muito alavancado, torna-se importante auditar o seu potencial econômico para verificar se não está demasiadamente comprometido.

Padronizar processos e instrumentos

Para facilitar a aplicação das dicas acima e de todo o processo de auditoria de fornecedor, lembre-se de padronizar as etapas, as tecnologias utilizadas e as ações envolvidas. Isso facilitará a avaliação das informações e a comparação entre históricos e auditorias de diferentes fornecedores.

Para isso, você também pode adotar uma solução que utilize relatórios no modelo do Business Information Report. Esse tipo de análise deve permitir:

  • a identificação de parceiros de alto risco;
  • a descoberta de oportunidades de relacionamento;
  • o agrupamento e a obtenção de informações padronizadas para categorizar, classificar e reunir os seus parceiros comerciais por níveis de Rating.

É importante também desenvolver um relatório de análise de fornecedores que contenha informações cadastrais e financeiras desses parceiros. Isso facilita a execução das etapas da auditoria e a apresentação dos dados levantados.

Categorizar fornecedores

Caso você tenha muitos fornecedores e seja inviável auditá-los ao mesmo tempo, poderá categorizá-los em dois grupos: críticos e não críticos.

O primeiro é formado por parceiros essenciais ao seu negócio, cujos insumos entregues constituem grande parte de seus produtos/serviços. Ele também engloba casos em que há somente um ou poucos fornecedores no seu segmento de atuação. Nessas situações, um atraso na entrega de insumos pode comprometer a sua produção e os prazos da sua empresa.

O segundo grupo é constituído por fornecedores não essenciais, ou seja, aqueles que entregam itens que não fazem parte do foco do seu empreendimento. A ideia é que eles possam ser substituídos rapidamente por novos parceiros. Como dá para imaginar, o primeiro conjunto deve ser o foco de suas auditorias.

Conferir certificações de qualidade e excelência

É importante verificar se o seu fornecedor tem certificações nacionais e internacionais que comprovem a sua excelência operacional. Isso tanto em seu campo de atuação quanto em práticas de gerenciamento.

Aliás, é interessante destacar que quem detém uma ISO 9001, um certificado de gestão de qualidade de serviços e produtos, também precisa auditar corretamente os seus fornecedores.

A própria ISO 9001 estipula procedimentos e normas para a implementação de uma política eficaz de credenciamento, seleção e qualificação desses parceiros, contribuindo para a excelência da sua gestão de fornecedores.

E a auditoria de fornecedores é obrigatória também para as indústrias submetidas à fiscalização da Anvisa.

Buscar apoio de uma empresa especialista na área

Se tiver dificuldades em aplicar os passos acima ou de conduzir a sua auditoria de fornecedor, o recomendado é contratar uma empresa especializada na área. Ela poderá agregar expertise e diferenciais importantes nesse processo, além de oferecer relatórios de análises de fornecedores detalhados. Tudo para colaborar na tomada de decisão do seu negócio.

O indicado é contratar uma companhia que tenha uma grande base de dados sobre fornecedores, pois a sua capacidade de processamento e apuração de dados será mais precisa. Ela também deve analisar um número considerável de áreas de cada fornecedor, como:

  • volume de pagamentos
  • quantidade de funcionários
  • estrutura legal da empresa
  • tamanho da organização
  • número de protestos legais
  • antecedentes dos gestores
  • tempo de operação
  • rentabilidade/patrimônio
  • crescimento do lucro líquido, do patrimônio e do capital social ao longo dos anos, etc.

Por fim, é importante ressaltar que a auditoria de fornecedor deve ser conduzida in loco, por um time de profissionais formado por integrantes da sua empresa e, se for o caso, da companhia contratada. Os colaboradores do parceiro também devem auxiliar o máximo possível.

Caso tenha dúvidas sobre como executar uma boa auditoria de fornecedor, entre em contato com a equipe de especialistas da Cial Dun & Bradstreet para que possamos ajudá-lo!

Cial D&BAuditoria de fornecedor: como fazê-la para obter bons resultados?

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